眾所周知,很多政府機(jī)構(gòu)、企業(yè)單位都知道要大量地宣傳自己的公司,才能獲得更多的業(yè)務(wù)量,提升曝光和媒體公信力,只有少部分的政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位才會(huì)看準(zhǔn)時(shí)機(jī),大量的舉辦新聞發(fā)布會(huì),新品發(fā)布會(huì),參加各種展會(huì)等,這個(gè)時(shí)候如果能邀請(qǐng)到當(dāng)?shù)貦?quán)威的記者媒體到現(xiàn)場采訪和后期適當(dāng)?shù)男麄鲌?bào)道,或者通過媒體大量發(fā)布新聞報(bào)道和媒體擴(kuò)散,定會(huì)起到事半功倍的作用。

但是,如果企事業(yè)單位沒有一定的人脈優(yōu)勢和相關(guān)經(jīng)驗(yàn),像這種商業(yè)發(fā)布會(huì)、活動(dòng)現(xiàn)場是很難邀請(qǐng)到記者到場的,更別說后期的宣傳了,這時(shí)候就需要找專業(yè)的媒體公關(guān)公司進(jìn)行相關(guān)的媒體邀請(qǐng)服務(wù),接下來媒體管家小編就給大家分享一下通過媒體公關(guān)公司邀請(qǐng)媒體記者的具體流程,以便提高大家的工作效率。

一、確定活動(dòng)時(shí)間

提供準(zhǔn)確的活動(dòng)時(shí)間,這個(gè)時(shí)間一定要精確到時(shí),比如2022年08月18日上午09:30,這樣媒體記者心里有個(gè)數(shù),會(huì)根據(jù)實(shí)際情況提前出發(fā)到達(dá)現(xiàn)場,不至于出現(xiàn)遲到的現(xiàn)象,有人為了讓記者不遲到,把時(shí)間報(bào)早了1個(gè)小時(shí)甚至2個(gè)小時(shí),這完全沒必要,一般媒體記者都會(huì)提前30分鐘左右到活動(dòng)現(xiàn)場,時(shí)間完全充足。。

二、確定活動(dòng)地址

提供詳細(xì)的活動(dòng)地址,地點(diǎn)要精確到某某酒店或者某某展位,比如上海市XXX區(qū)XXX路XXXX號(hào),上海國際會(huì)展中心XXX樓XXX廳,這樣媒體記者可以直接到會(huì)場干活,而不是到某個(gè)地方后再打電話給對(duì)接人,有時(shí)候?qū)尤艘幻?或者電話調(diào)的靜音聯(lián)系不上,媒體記者只有苦等,這樣就有可能會(huì)遲到,首先這樣對(duì)媒體記者不尊重,其次還有可能會(huì)影響活動(dòng)效果。

三、提供新聞通稿

由于是商業(yè)活動(dòng),記者不負(fù)責(zé)撰稿,如果邀請(qǐng)網(wǎng)絡(luò)媒體或者報(bào)紙媒體,需要甲方提前準(zhǔn)備正規(guī)合法的新聞通稿。網(wǎng)絡(luò)媒體(如,新浪網(wǎng)、網(wǎng)易、騰訊等)通稿字?jǐn)?shù)一般1000字左右,可以配1-3張圖片,平面媒體(如揚(yáng)子晚報(bào)、文匯報(bào)、南方都市報(bào))一般300-500字左右。如果邀請(qǐng)視頻媒體(如,騰訊視頻、優(yōu)酷視頻、愛奇藝視頻)或者電視臺(tái)(如江蘇電視臺(tái)、上海電視臺(tái)、廣東電視臺(tái)等),需要甲方提前準(zhǔn)備配音字幕稿還有重要人物名稱和職務(wù)。

四、提供媒體邀請(qǐng)函

媒體邀請(qǐng)函可以是圖片形式,H5形式,甚至是文字形式,如果是自行邀請(qǐng)的話,媒體邀請(qǐng)函對(duì)記者是否來參加活動(dòng)起著至關(guān)重要的作用,但今天我們講的是通過媒體公關(guān)公司邀請(qǐng)記者,如果以上三點(diǎn)都提供了,那么媒體邀請(qǐng)函可有可無,因?yàn)槊襟w公關(guān)公司是吃專業(yè)飯的,完全有這個(gè)關(guān)系和能力幫你邀請(qǐng)到相關(guān)記者,但前提是你的活動(dòng)必須正規(guī)合法。。

五、擬邀請(qǐng)媒體

以上信息提供給公關(guān)公司以后,一般當(dāng)天就能確定好哪些媒體愿意參加活動(dòng)并進(jìn)行宣傳報(bào)道,這個(gè)時(shí)候就要甲方根據(jù)實(shí)際情況走合同打款確定媒體了,一般提前一周比較合適,因?yàn)槊襟w每天的工作都是提前安排好的,如果臨時(shí)確定,很有可能已經(jīng)被別的企業(yè)定了而不能答應(yīng)參加你的活動(dòng)。

六、確定合作媒體

以上信息提供給公關(guān)公司以后,一般當(dāng)天就能確定好哪些媒體愿意參加活動(dòng)并進(jìn)行宣傳報(bào)道,這個(gè)時(shí)候就要甲方根據(jù)實(shí)際情況走合同打款確定媒體了,一般提前一周比較合適,因?yàn)槊襟w每天的工作都是提前安排好的,如果臨時(shí)確定,很有可能已經(jīng)被別的企業(yè)定了而不能答應(yīng)參加你的活動(dòng)。

七、活動(dòng)流程對(duì)接

這個(gè)流程一定要提前讓媒體知道,最好記者到場之后給一份流程表給記者,因?yàn)槊襟w不會(huì)全程待在活動(dòng)現(xiàn)場,如果是有需要采訪環(huán)節(jié)的更要注意,采訪時(shí)間不要安排在活動(dòng)最后,因?yàn)槊襟w采集到所需素材之后便會(huì)離開,以免找不到媒體采訪。大部分情況,我們媒體管家會(huì)要求媒體在活動(dòng)期間保留在現(xiàn)場全城參與甲方的活動(dòng),以便更全面的了解活動(dòng)內(nèi)容,發(fā)掘新聞主題,便于后期報(bào)道和發(fā)布,另外,對(duì)于現(xiàn)場的采訪還需要甲方提前提供采訪稿,以避免媒體提的問題受訪人答不上的尷尬處境。

八、媒體到場接待

一般如果不是極小規(guī)模的活動(dòng)現(xiàn)場,媒體管家都會(huì)安排專業(yè)的媒體負(fù)責(zé)人帶到現(xiàn)場,負(fù)責(zé)統(tǒng)籌所有邀約到場媒體的聯(lián)絡(luò)、對(duì)接、簽到、現(xiàn)場組織、協(xié)調(diào)群訪/專訪,甲方最好是專門派一個(gè)負(fù)責(zé)接待的人相互存下電話號(hào)碼以便及時(shí)溝通。雙方碰面后,如有其他交代可以當(dāng)場協(xié)商,活動(dòng)現(xiàn)場應(yīng)為媒體記者安排座位和飲用水,媒體記者準(zhǔn)備離開的時(shí)候最好能有一份伴手禮以增加好感,有利于后期的宣傳和合作。

九、活動(dòng)宣傳報(bào)道

活動(dòng)結(jié)束以后,媒體記者回去原則上是按照甲方事先準(zhǔn)備好的新聞通稿在對(duì)應(yīng)的媒體上進(jìn)行報(bào)道(電視臺(tái)播放,報(bào)紙雜志刊登,視頻上傳,網(wǎng)媒發(fā)稿),但也可能有部分媒體參加活動(dòng)之后覺得內(nèi)容或者標(biāo)題和實(shí)際活動(dòng)不符合,會(huì)進(jìn)行適當(dāng)?shù)男薷暮驼{(diào)整并不會(huì)提前告知。另外,如甲方想要用自己拍的照片放在新聞通稿里,需提前告知公關(guān)公司和記者協(xié)商。

十、合作反饋匯報(bào)

活動(dòng)宣傳報(bào)道之后,媒體公關(guān)會(huì)對(duì)本次邀請(qǐng)的媒體進(jìn)行宣傳報(bào)道的信息進(jìn)行整理匯總給甲方。電視臺(tái)播放會(huì)提前通知甲方播放時(shí)間,讓甲方注意收看,有部分電視臺(tái)有網(wǎng)絡(luò)播放鏈接可提供,視頻媒體提供鏈接,網(wǎng)絡(luò)媒體提供新鏈接和收錄截圖,報(bào)紙/雜志媒體有部分有網(wǎng)絡(luò)鏈接提供,并且會(huì)寄至少一份樣報(bào)/雜志給甲方,網(wǎng)紅主播提供回放鏈接,KOL提供宣傳鏈接。

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